Astuces pour paysagistes afin d’améliorer la gestion du temps
La gestion du temps peut être problématique pour les paysagistes, et ce, pour de nombreuses raisons. Vous avez beau planifier, investir dans de nouveaux logiciels pour conserver votre avantage concurrentiel, vous acheter de nouveaux équipements ou donner une seconde vie à d’anciens équipements, vous assurer que votre équipe est fin prête – et pourtant, le début de la saison peut vous laisser désemparé. Ça arrive! Bon nombre de raisons non apparentes peuvent nuire à la gestion du temps des professionnels de l’aménagement paysager.
Les problèmes de coordination, l’incompatibilité des outils, des spécifications et de la qualité, une mauvaise communication avec les clients et les inspecteurs et une culture d’équipe qui va à l’encontre de tout effort de vous organiser constituent des entraves majeures à la productivité. Nous examinerons chacun de ces obstacles pour vous proposer les meilleures astuces en matière de gestion du temps pour votre entreprise d’aménagement paysager.
Problèmes liés à la coordination en aménagement paysager
En plus d’avoir à vous occuper des clients et à gérer le personnel au quotidien, vous êtes chargé de nombreuses autres tâches : préparer des soumissions et essayer de les acheminer dans les délais, assurer la disponibilité des produits, trouver les matériaux requis et planifier les détails de la livraison, pour n’en citer que quelques-unes. La coordination de toutes ces étapes entre les différents fournisseurs peut devenir écrasante.
Il suffit qu’un vendeur vous appelle pour vous informer qu’il ne pourra vous fournir un arbuste en particulier, et vous voilà obligé de recommencer tout le processus pour savoir qui saura vous dépanner avant de réorganiser la logistique.
Astuce n°1 pour un meilleur gestion du temps en aménagement paysager :
L’embauche d’un chef de projet peut considérablement alléger votre charge de travail et vous aider à respecter les délais fixés. Nous avons déjà présenté dans un article précédent les avantages que cela peut apporter à votre entreprise.
Si vous ne souhaitez pas embaucher un autre employé, mais qu’il vous faut quand même une solution immédiate pour vos problèmes de coordination, vous pouvez compter sur des partenaires externes comme GoMaterials. Obtenir l’aide d’une tierce partie permet non seulement de gagner énormément de temps, mais aussi d’alléger une grande partie du travail de coordination.
Logiciels et outils de gestion de projets d’aménagement paysager incompatibles
Une tendance populaire qui gagne du terrain en 2021 est l’acquisition de logiciels de gestion de projets d’aménagement paysager. Comme tout outil, un logiciel ne vous fera gagner du temps que s’il correspond parfaitement à vos besoins. Utilisez-vous un logiciel conçu pour ce secteur au sein de votre entreprise? Et surtout, êtes-vous sûr d’avoir le bon ?
Un logiciel d’aménagement paysager incompatible peut vous ralentir de diverses façons. Il peut être trop difficile à utiliser ou se limiter à des opérations qui n’ont rien à voir avec votre entreprise.
Par exemple, s’il s’agit d’un système où la planification et la modification des tâches incombent aux travailleurs, mais que vous souhaitez que ces derniers n’enregistrent que les heures passées sur le terrain dans le système, celui-ci vous fait perdre du temps et exaspère vos utilisateurs au lieu d’aider qui que ce soit.
Astuce n°2 pour un meilleur gestion du temps en aménagement paysager :
Les outils dans lesquels vous investissez doivent en valoir la peine. Ainsi, vous devrez peut-être adapter les logiciels que vous utilisez en fonction de la taille et de la portée de votre entreprise. Nous avons dressé une liste des logiciels de gestion de projets d’aménagement paysager les plus recherchés. Jetez-y un œil pour vous assurer que vous possédez le meilleur logiciel pour votre équipe.
Il est également important de se rappeler qu’une période d’apprentissage s’impose pour l’intégration de tout nouveau logiciel. Cela peut faire baisser la productivité tandis que les employés s’habituent à l’utiliser. Assurez-vous que l’ensemble du personnel est formé et à l’aise avec les logiciels de votre entreprise avant l’arrivée de la haute saison. Cela peut se faire par le biais de vidéos de formation en ligne provenant directement des éditeurs de logiciels, d’un accompagnement individuel ou de plusieurs autres manières.
Vous avez besoin d’une solution immédiate? Prévoyez une mise au point demain pour expliquer à votre équipe les rudiments du logiciel et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Spécifications ou qualité des matériaux incompatibles
Pour votre fournisseur, un arbuste de trois gallons et de trois pieds de haut pourrait constituer une solution de rechange acceptable, alors que votre client a demandé un arbuste de trois gallons et de quatre pieds de haut. Bien qu’un tel changement puisse sembler insignifiant, il pourrait interrompre la journée sur le lieu de travail et vous faire perdre du temps et de l’argent.
Des spécifications ou une qualité de matériaux incompatibles engendrent des demandes de retour et font perdre d’importantes heures de travail à vos employés. En effet, lorsque des matériaux sont retournés, votre équipe doit attendre la livraison des nouveaux matériaux sur place.
Astuce n°3 pour un meilleur gestion du temps en aménagement paysager :
La solution à long terme est de travailler avec des fournisseurs en qui vous avez confiance. En améliorant la façon dont les spécifications sont fournies à la source, vous éviterez des retards dans le travail. Votre prochain point de contrôle dans ce processus est votre équipe. Celle-ci doit bien connaître le matériel pour savoir si elle récupère les bons articles et si ceux-ci semblent en bon état.
Si vous devez changer quelque chose aujourd’hui pour éviter une incompatibilité entre les spécifications ou la qualité des matériaux choisis et celles des matériaux fournis, arrangez-vous pour que vos fournisseurs vous informent au préalable de tout changement ou remplacement qu’ils prévoient faire.
Mauvaise communication avec les clients et les inspecteurs
Cette perte de temps est aussi évitable que frustrante. Votre client s’attendait à ce que le travail débute un jour alors que vous l’aviez prévu pour un autre jour? Vous n’étiez pas sur la même longueur d’onde en ce qui concerne la qualité des plantes requise pour le projet? Ou encore, vous aviez pris la peine de vous procurer la meilleure qualité possible pour un type de plante en particulier, mais le client ou l’inspecteur l’a quand même refusée?
Astuce n°4 pour un meilleur gestion du temps en aménagement paysager :
« Mieux vaut prévenir que guérir. »
Une communication claire permettant d’éviter ce problème vous fera gagner du temps à long terme. Établissez des attentes raisonnables avec vos clients à chaque étape du processus. Assurez-vous qu’ils comprennent bien les changements qu’ils approuvent ou demandent, et gardez une trace de la confirmation écrite de ces changements, au cas où.
Clarifiez les problèmes avec les experts de votre équipe pour vous assurer que les matériaux de bonne qualité ne sont pas refusés. Pour ce faire, un membre de l’équipe peut être présent sur place au moment de la livraison du matériel et avant l’inspection par le client.
Une culture d’équipe propice à l’inefficacité
Bien que vous disposiez des bons outils, d’une aide supplémentaire pour la coordination de vos projets, d’employés compétents, etc., vous risquez toujours d’être confronté à des projets mal gérés qui vous font perdre du temps. Cela peut être dû à une culture d’équipe qui n’incite pas à une plus grande productivité.
Nous savons qu’une faible culture d’entreprise entraîne un taux de roulement élevé et que cela ralentit la productivité. Cet obstacle est particulièrement difficile à surmonter pour les entreprises d’aménagement paysager, car les travailleurs sont souvent saisonniers et de nombreux propriétaires de petites entreprises n’ont pas le temps, ironiquement, de cultiver cette culture.
Astuce n°5 pour un meilleur gestion du temps en aménagement paysager :
Des mots tendance comme « forte culture d’entreprise » peuvent paraître à la fois anodins et intimidants à mettre en pratique, mais c’est plus simple que vous ne le pensez. Définissez vos valeurs et votre mission, puis partagez-les avec votre équipe. Prenez des décisions en gardant cette mission à l’esprit et vos employés vous suivront.
Selon les prévisions, le printemps 2021 sera très chargé pour le secteur de l’aménagement paysager. Faites preuve d’empathie à l’égard des difficultés et du stress que vos employés vivront en gérant leur horaire. Bien que l’empathie ne permette pas de gagner du temps, elle contribue à retenir les employés, ce qui entraîne une plus grande productivité.
Tout cela pour dire que l’efficacité ne peut pas être améliorée du jour au lendemain. Il s’agit d’un objectif permanent qui doit être revu et renforcé au fil du temps. Cela dit, il n’est jamais trop tard pour apporter des améliorations à votre entreprise. Il reste encore du temps avant le début de la haute saison. Profitez des prochaines semaines pour revoir les processus qui vous font perdre du temps, remonter le moral de vos employés et vous assurer que ceux-ci sont tous sur la même longueur d’onde, prêts à affronter la nouvelle saison!
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→ Y a-t-il quelque chose que vous cherchez à améliorer dans votre entreprise avant la haute saison? Faites-nous-en part dans les commentaires ci-dessous!
