Contrôle de la qualité : 3 outils pour vos équipes des opérations
L’achat de matériaux demeure l’une des principales causes de stress dans l’industrie de l’aménagement paysager en 2022, selon le récent sondage réalisé par GoMaterials. Dénicher les bons matériaux et assurer un contrôle de la qualité peut devenir épuisant pour de nombreux paysagistes. Sans compter que la mauvaise qualité des matériaux peut avoir des conséquences directes sur votre entreprise. Une mauvaise inspection de la qualité est souvent à l’origine de retards pour plusieurs projets, de temps perdu pour l’équipe et peut même affecter votre réputation auprès des inspecteurs municipaux et des architectes paysagistes. Mais n’ayez crainte, avec les bonnes mesures de contrôle de la qualité en place, vous pourrez aisément éviter ces fâcheuses situations. Vous ne savez pas par où commencer ? Nous vous dévoilons les trucs éprouvés de GoMaterials pour des contrôles de la qualité réussis !
Lisez l’article ci-dessous pour savoir comment nous assurons une qualité constante pour les centaines de projets d’aménagement paysager que nous approvisionnons en plantes et en arbres.
Créez un système de notation des fournisseurs pour prendre des décisions éclairées
Rien ne peut remplacer les relations et le lien de confiance que vous bâtissez avec vos fournisseurs. Pourtant, cela ne suffit pas toujours. Ne prenez pas le risque de vous fier uniquement à votre mémoire pour déterminer quels fournisseurs utiliser pour chacun des multiples projets que votre équipe réalise durant la haute saison. Un système objectif et efficace vous aidera à bien choisir vos fournisseurs en fonction de leurs avantages et de leurs inconvénients. Créer un système de notation personnalisé pour votre entreprise peut représenter la première étape de la mise en place de bonnes procédures de contrôle de la qualité. Si vous ne savez pas trop comment créer votre système, commencez par vous poser les bonnes questions pour chacun de vos fournisseurs. Par exemple :
- Quelle est la qualité moyenne des matériaux de ce fournisseur ? Respecte-t-il les tailles et les spécifications de manière générale ?
- Quels sont ses prix moyens ? Les matériaux correspondent-ils à la norme pour la période de l’année, la qualité et les disponibilités par rapport aux autres fournisseurs ?
- La communication est-elle honnête et convenue ? Êtes-vous victime de mauvaises surprises lors du ramassage ? Les livraisons prennent-elles trop de temps ? Pouvez-vous facilement joindre un représentant par téléphone ?
- Pouvez-vous faire confiance aux vendeurs ? Leurs procédures et leurs politiques de retour sont-elles claires ?
Prendre le temps de discuter de vos attentes en matière de qualité et de service avec vos fournisseurs en vaut la peine, même si cela peut être inconfortable. Vous pourrez aussi les aider à ajuster leur production en fonction de vos besoins. Répétez ce processus avec les fournisseurs auprès desquels vous vous approvisionnez fréquemment pour pouvoir les hiérarchiser en fonction des données recueillies.
Validez les matériaux à l’aide de photos avant et après la livraison
Grâce à cette astuce toute simple, vous éviterez bien souvent du stress inutile. La photo prise avant la livraison sert non seulement à vérifier la disponibilité des matériaux, mais aussi à vous assurer que ces derniers ne présentent pas de dommages ou de maladies.
De la même manière, une photo prise par un membre de votre équipe sur le chantier après la livraison des matériaux peut servir de preuve en cas de dommages causés lors du transport. Vous serez ainsi en position de force pour remplacer les articles endommagés avec l’aide des fournisseurs sans discussion inutiles sur l’imputabilité des dommages. Ce petit truc vous épargnera bien des maux de tête ! Vous pourrez même faire d’une pierre deux coups et utiliser ces photos pour promouvoir votre entreprise sur les médias sociaux.
Fournissez le plus d’informations possible aux pépiniéristes
La nature des matériaux végétaux et les zones grises liées aux spécifications et à la qualité rendent le contrôle de la qualité particulièrement complexe pour les entreprises. Par exemple, demander des pots de trois gallons dans vos commandes ne suffira pas nécessairement, surtout pour les matériaux en pénurie. En indiquant aussi la taille de la plante ou de l’arbuste que vous recherchez, vous aiderez votre fournisseur à vérifier son inventaire avec plus de précision.
Communiquer au bon moment et selon la bonne méthode reste aussi essentiel pour assurer le contrôle de la qualité. Aussi futile que cela puisse paraître, confirmez les spécifications et la qualité lors de la soumission, avant de confirmer la commande puis de nouveau avant la livraison. La répétition demeure la meilleure façon d’éviter les erreurs majeures. En réalité, la réactivité et la communication devraient figurer parmi les éléments les plus importants de votre système de notation des fournisseurs.
Comme nous l’avons mentionné dans notre rapport sur les tendances en paysagement pour 2022 (lire en anglais), les pénuries de plantes et de main-d’œuvre sont là pour de bon. Lorsque vous manquez de temps et de personnel, établir des procédures de contrôle de la qualité constitue votre meilleure chance d’éviter de gaspiller votre temps et votre énergie !
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