Trucs d’experts : Organisez votre entreprise d’aménagement paysager pour la haute saison

L’industrie de l’aménagement paysager obéit au rythme des saisons. Un jour, le téléphone ne dérougit pas, puis le lendemain, c’est le silence radio. On est tous passés par là ! Quand la haute saison bat son plein et que vous êtes submergés par les demandes, accepter tous les contrats devient tout simplement impossible. Résultat, vos profits peuvent diminuer. Trouver la bonne façon d’organiser votre entreprise d’aménagement paysager avant le stress de la haute saison devient le plus gros défi auquel vous devez faire face.

Nous avons demandé à des figures importantes de l’industrie de partager leurs trucs et astuces sur la gestion de la haute saison ainsi que des stratégies pour s’y préparer. Lisez l’article ci-dessous pour profiter de leur expertise.

 

Quelles sont les tâches les plus communes qui requièrent de l’organisation  ?

Trouver par où commencer lorsqu’il s’agit d’organiser votre entreprise d’aménagement paysager n’est pas toujours aisé. Notre plus récent sondage a démontré que les pénuries de matériel et les problèmes de communication avec les pépinières et les architectes constituent les principales sources de stress pour les propriétaires d’entreprises. Le manque d’organisation ou de procédures bien définies rend le travail plus complexe pour les entrepreneurs-paysagistes. Les tâches de comptabilité et de facturation nécessitent aussi d’être structurées, surtout compte tenu du grand nombre de travailleurs saisonniers embauchés pour la haute saison.

La préparation est la clé pour réussir à organiser votre entreprise d’aménagement paysager. Prenez l’exemple d’Everde Growers et de son équipe qui planifie la haute saison une année à l’avance. Bud Summers, ph. D., directeur de l’exploitation, connait une astuce stratégique pour évaluer les performances de l’entreprise. Il évalue cette dernière en fonction des « bons coups » et « d’occasions de s’améliorer » (ou des OI’s). Au printemps, on traite immédiatement tout ce qui peut être résolu tout de suite. Le reste est classé en tant qu’OI et est priorisé par l’équipe pour l’année suivante.

« Mettre en place un plan qui quantifie les OI pour éviter de créer du stress et de lancer des débats inutiles est absolument primordial. L’équipe prend soin d’établir les priorités, de créer un plan d’action, de fixer des échéanciers et d’assigner la responsabilité de chacun des OI.», explique Summers. Il souligne aussi que les équipes participent régulièrement à des appels avec leur équipe tout au long de l’année dans le but d’améliorer leurs performances durant la haute saison.

Bryan Mours, titulaire d’un MDA pour gens d’affaires, VP en expérience client du programme de gestion d’entreprise Aspire, suggère d’utiliser votre système logiciel pour effectuer des prévisions liées à la main-d’œuvre et aux matériaux.

Vous ne vérifierez jamais trop de fois que vous avez à votre disposition assez de camions, d’équipements et surtout, de main-d’œuvre durant la haute saison. « Avoir assez de travailleurs est particulièrement important puisque cela réduit les chances que vos projets entraînent des heures supplémentaires, ce qui peut peser sur la rentabilité de votre entreprise pour cette période », affirme Mours. 

En bonus, Mours vous encourage à précommander vos matériaux avant le début des travaux. Rien n’est plus frustrant que d’envoyer vos équipes se tourner les pouces sur les chantiers en attendant les livraisons.

 

Besoin de conseils pour gérer le stress que vit votre personnel au quotidien  ?

Mours et Summers sont d’accord pour dire que le plus important pour le travail est de rester proactif. Mettez en œuvre les étapes nécessaires pour ordonner votre entreprise d’aménagement paysager en prévision de la haute saison. Vous préviendrez ainsi des situations de gestion de crise et vous épargnerez par le fait même du stress inutile à votre personnel.

Mours affirme aussi que vous devrez faire preuve de flexibilité et prévoir des congés pour les imprévus de la vie courante qui peuvent survenir à tout moment. Ou alors, pourquoi ne pas organiser un BBQ un vendredi soir pour célébrer la fin d’une semaine particulièrement chargée ? Ou un weekend d’activités pour vos employés et leur famille ? Trouver un juste équilibre entre travail et vie personnelle demeure primordial, surtout durant la période la plus occupée de l’année.

Summers souligne l’importance de la planification et de la discipline. L’équipe d’Everde considère chaque défi qui se présente comme une occasion de s’améliorer. Il souligne également l’importance pour l’équipe de gestion de démontrer de la reconnaissance à chacun des membres de l’équipe pour leur travail acharné et l’amélioration de leurs performances. Summers souligne l’effet bénéfique de la reconnaissance des « bons coups » du personnel sur le moral.

« Un simple remerciement suffit parfois pour qu’un employé se sente apprécié durant les périodes stressantes », affirme Summers.

 

Besoin d’autres idées ou d’outils recommandés par les experts de l’industrie pour organiser votre entreprise d’aménagement paysager durant la haute saison  ?

Premièrement, songez à externaliser et à déléguer toutes les tâches qui ne génèrent aucun profit ou bénéfice pour votre entreprise. Celles qui accaparent trop de votre temps et de votre énergie.

Ensuite, investissez stratégiquement dans la bonne technologie pour répondre aux besoins de votre équipe. Ne prenez pas cette décision à la légère. Calculez plutôt avec précision le montant à investir en fonction des bénéfices potentiels que vous perdez.

Enfin, le conseil le plus important et le plus reconnu dans l’industrie demeure de promouvoir et de reproduire une éthique de travail que vous voulez voir partout. En donnant l’exemple, votre bonne attitude se transmettra aux autres membres de l’équipe.

Le travail acharné que l’on observe dans l’industrie de l’aménagement paysager n’a son pareil nulle part ailleurs. Pourtant, la planification active et l’organisation demeurent souvent négligées, ce qui ne fait qu’augmenter le stress et la pression vécut par les travailleurs. Ceci étant dit, le vent tourne et de nombreuses entreprises mettent en place des normes extrêmement ciblées et s’assurent que leurs opérations se déroulent rondement. Organisez votre entreprise d’aménagement paysager peut encourager de nombreux changements importants si vous y mettez le temps nécessaire. Peu à peu, cela passera de l’exception à la règle. Prenez cette direction dès maintenant afin de minimiser vos pertes et de devancer la concurrence.

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